JASA PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL

Entry

SHORT DESC.
  1. Menginput informasi yang ada pada dokumen untuk mempermudah pencarian kembali dokumen, memberi label dan nomor pada dokumen/box agar mudah dicari kembali
  2. Field Entry : No Dokumen, Jenis Dokumen, Tahun dokumen, Deskripsi Dokumen, Kode lokasi/no box
  • Data hasil entry dalam bentuk excel
  • Box /dokumen yang sudah diberi label agar mudah dicari kembali
  • Pencarian dokumen menjadi lebih mudah
  • Adanya backup data dalam bentuk digital (entry)

Indexing

SHORT DESC.
  1. Menginput informasi yang ada pada dokumen untuk mempermudah pencarian kembali dokumen, memberi label dan nomor pada dokumen/box agar mudah dicari kembali
  2. Field Entry : No Dokumen, Jenis Dokumen, Tahun dokumen, Deskripsi Dokumen, Kode lokasi/no box
  • Data hasil entry dalam bentuk excel
  • Box /dokumen yang sudah diberi label agar mudah dicari kembali
  • Pencarian dokumen menjadi lebih mudah
  • Adanya backup data dalam bentuk digital (entry)

Penamaan File

SHORT DESC.
  1. Penyiapan dokumen yang akan discan
  2. Membuat ceklist scan untuk tiap dokumen
  3. Proses scanning dengan standar scan yang telah ditentukan (resolsui min : 150 DPI, format : PDF, )
  4. Qc hasil scan untuk mengecek kualitas gambar hasil scan
  5. Pembuatan Daftar pencarian Arsip hasil scan
  • Dokumen telah terkonvensi kedalam bentuk digital
  • Adanya backup dokumen dalam bentuk digital
  • Mengefisienkan ruang penyimpanan
  • Adanya daftar arsip hasil scan
  • format hasil scan yang searchable
  • Format penamaan file yang unique untuk membedakan dokumen

Penamaan File

SHORT DESC.
  1. Mengkonversi penamaan file yang ada menjadi format penamaan file yang unique agar dokumen lebih mudah diklasifikasi
  2. Mengklasifikan image/dokumen digital berdasrkan format penaman file
  3. Pemfolderan file
  • Data digital terklasifikasi dengan baik dengan format penamaan file yang unique sesuai dengan kebutuhan user

Pencocokan Data

SHORT DESC.
  1. Melakukan pross pencocokan data dengan membandingkan antara data yang relevan dengan data asli yang dijadikan acuan
  2. Melakukan perubahan input data pada data yang dicocokkan mengacu kepada data yang dijadikan acuan
  3. Membuat laporan apabila terjadi selisih pada data yang dicocokkan
    • Data telah tervalidasi dan dapat dijadikan acuan
    • Mengetahui inventaris , kondisi data yang ada mengacu pada hasil validasi
    • Laporan hasil validasi

QC Data

SHORT DESC.
  1. Memeriksa kualitas data yang diperiksa, sehingga dapat diketahui data yang ganda, kesalahan penamaan , data yang jumlahnya tidak sesuai
  2. Image : Memeriksa kualitas image hasil scan agar sesuai dengan standar yang telah ditentukan
  • Mengetahui kondisi data yang dimiliki, sehingga dapat tahu apabila ada data yang kembar, kurang/tidak sesuai jumlahnya
  • Mengetahui image yang kualitasnya tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan

Scanning

SHORT DESC.
  1. Penyiapan dokumen yang akan discan
  2. Membuat ceklist scan untuk tiap dokumen
  3. Proses scanning dengan standar scan yang telah ditentukan (resolsui min : 150 DPI, format : PDF, )
  4. Qc hasil scan untuk mengecek kualitas gambar hasil scan
  5. Pembuatan Daftar pencarian Arsip hasil scan
  • Dokumen telah terkonvensi kedalam bentuk digital
  • Adanya backup dokumen dalam bentuk digital
  • Mengefisienkan ruang penyimpanan
  • Adanya daftar arsip hasil scan
  • format hasil scan yang searchable
  • Format penamaan file yang unique untuk membedakan dokumen