Support Rack System Untuk Dokumen Arsip

16 Januari 2020

Rak Mezzanine dengan kapasitas cukup besar yang mampu menampung banyak box arsip, memerlukan sarana pendukung untuk memudahkan penataan - dimana box tersebut harus diletakkan pada tempat yang benar sesuai dengan klasifikasi dokumen pada rak. Ketepatan / kesesuaian penempatan akan menentukan kemudahan/ kepastian dalam pencarian kembali.
Virtual Rack Locator akan membantu proses pencarian box pada rak berdasarkan visualisasi rak. Data pada VRL dapat dioptimalkan untuk identifikasi dokumen dan lokasi penyimpanan. Diperlukan suatu sarana yang melekat pada map untuk menyimpan identifikasi dan data penunjang lainnya.
Arsip yang disimpan adalah arsip vital Negara, dimana keamanan harus benar-benar diperhatikan. Keamanan dokumen kertas dan informasi didalamnya harus dilindungi oleh sebuah system yang mampu memberikan anotasi jika dokumen itu dibawa keluar tanpa ijin. Proses peminjaman dokumen harus tercatat dan dapat ditelusuri kembali. Dimungkinkan adanya audit tentang koleksi dokumen yang disimpan berikut histori dari perlakuan dokumen tersebut.
Mempercepat proses kerja dan produktifitas pada proses penyimpanan dan penataan kearsipan dokumen wajib pajak dalam rangka menunjang reformasi administrasi perpajakan.

Dokumen Susah Untuk Dicari Dan Berantakan. Butuh Waktu Lama Untuk Menemukan

Kami, Smart Solusi Indonesia Siap Membantu Anda Menemukan dan Menata Dengan Rapi Dapat Dicari Dengan Cepat dan Tepat.

More : www.solusiarsip.com / @smartsolusiindonesia (FB/IG) / 031.868.09.51 / 0812.3100.5100 / Playstore : solusi arsip / Tokopedia : smartsolusiindonesia

Baca Juga : Merasa Tidak Punya Banyak Waktu Untuk Melakukan Penataan Dan Pengelompokan Dokumen, Disini Tempatnya



Baca juga
  »
25 Februari 2020
Kearsipan
Manajemen arsip memang penting namun bisa sangat menyita waktu dan tenaga. Jika tidak punya banyak waktu dan sumber daya untuk melakukan penyimpanan arsip, Anda bisa menggunakan jasa dari Smart Solusi Indonesia. Berpengalaman lebih dari tujuh tahun menangani kearsipan, Anda bisa langsung mempercayakan masalah kearsipan kepada SSI. Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa langsung mengunjungi www.solusiarsip.com. Smart Solusi Indonesia(SSI) merupakan perusahaan yg khusus yang fokus dan mendedikasikan diri di bidang manajemen pengarsipan, pada setiap tahapan alur hidup arsip. Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yg bersangkutan. SSI memiliki tenaga ahli kearsipan dan SDM yang terlatih dan berpengalaman. Untuk pengembangan aplikasi, team develover bekerjasama dengan tenaga ahli dan kearsipan sebagai pelaksana/arsiparis. Setiap developer mungkin bisa membuat aplikasi, tapi tidak semua yang memahami kaidah-kaidah kearsipan. SSI memiliki pengalaman selama 5 tahun di jasa pengelolaan Arsip, pengalaman ini akan sangat berguna didalam membantu client untuk menyelesaikan masalah kearsipan. Layanan konsultasi pre sales dan after sales untuk menjamin kualitas hasil SSI memiliki peralatan/sarana kearsipan yang lengkap (konvensional dan digital, serta aplikasi membantu mempercepat proses pengelolaan arsip) Smart solusi indonesia merupakan perusahaan yang memberikan pelayanan holistic di bidang dokumen / arsip dan teknologi. Selalu berusaha memberi solusi yang sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan pelanggan. Layanan presale, on sales dan after sales secara terus menerus dikembangkan sebagai perwujudan dedikasi kami dalam membantu sepenuh hati pelanggan. Layanan kami meliputi penjualan dan jasa kearsipan. Contoh a. Jasa memilah arsip b. Jasa pengelompokan arsip c. Jasa penataan arsip d. Jasa pemindahan arsip e. Jasa penataan arsip f. Jasa fumigasi arsip

  »
25 Februari 2020
Di Provinsi Jawa Timur, Bapak Presiden membagikan 2.020 Sertifikat Tanah
Presiden Republik Indonesia atau yang akrab disapa Jokowi telah membagikan sertifikat tanah di Jawa Timur sebanyak 2.020 sertifikat. langkah tersebut dilakukan untuk membertikan hak hukum bukti kepemilikan tanah kepada masyarakat penerima sertifikat pada lima wilayah di Jawa Timur, diantaranya adalah Surabaya, Gresik, Lamongan, Sidoarjo dan juga Bangkalan. Dalam pidatonya Joko Widodo bahwa setiap tahun pemerintah akan terus meningkatkan jumlah penerima sertifikat tanah untuk mendorong kepemilikan tanah yang sah kepada masyarakat. ungkapan tersebut dipaparkan pada Senin 27 Januari 2020 di Wahana Ekspresi Poesponegoro (WEP) Kabupaten Gresik, Jawa Timur. dilansir dari antara, pada 2017 kemarin Jokowi menuturkan, kalau pemerintah telah membagikan sebanyak 5 juta sertifikat tanah yang disusul pada tahun 2018 meningkat menjadi 7 juta sertfikat dan pada tahun 2019 menjadi sebanyak 9 juta sertifikat tanah yang dibagikan kepada masyarakat secara gratis. Tujuan awal Bapak Presiden dengan total sebanyak 126 juta sertifikat yang harus direalisasi, namun hingga saat ini yang bisa dipegang masyarakat baru 46 juta, hal tersebut dikarenakan Badan Pertanahan Nasional (BPN) hanya mampu membagikan 500 ribu sertifikat tanah untuk setiap tahunnya. Mantan Bupati Solo mengungkapkan, ada 80 juta yang belum dibagikan atau dipegang oleh masyarakat. Kalau menunggu ini, bisa-bisa 100 tahun baru selesai. karena hal tersebut Joko Widodo menghimbaukan kepada masyarakat untuk lebih bijaksana lagi menggunakan hak hukum atas tanah yang telah mereka miliki saat ini.

  »
19 Februari 2020
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
Prosedur penyimpanan arsip 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. 4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem sebagai berikut: a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System) b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System) c. Sistem Nomor (Numeric Filing System) d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System ) e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System) f. Sistem Informasi Geografis g. Manajamen Aset h. Sistem Informasi Perijinan Terpadu i. Sistem Informasi Sekolah j. Sistem Informasi Pemerintahan k. Sistem Informasi Perusahaan l. Sistem Pro Simply m. Sistem Pro lite n. Sistem Pro client Server o. Sistem Identifikasi Arsip p. Sistem Koreksi ujian q. Sistem modern Office Administrasition r. Sistem Tata Naskah Dinas elektronik s. Sistem open Management system t. Sistem pengolahan Formulir u. Sistem jasa pro web v. Sistem jasa indexing w. Sistem Omni Recognition (OMR/OCR/ICR/BARCODE/QR CODE, DLL)

  »
17 Februari 2020
PENYIMPANAN ARSIP
Setiap organisasi pasti memiliki arsip untuk disimpan. Jumlah arsip pun akan terus bertambah seiring waktu. Arsip memang merupakan sumber data penting sehingga perlu diperhatikan penyimpanannya. Inilah mengapa perlu adanya manajemen arsip. Manajemen arsip berguna untuk mengatur agar arsip dengan jumlah besar tersebut bisa disimpan dan diakses dengan mudah. Jadi apabila Anda tidak bisa menyimpan arsip dengan baik, data-data penting organisasi akan sulit ditemukan bahkan bisa rusak begitu saja. Lalu, bagaimana sebenarnya prosedur dan tata cara menyimpan arsip? Tata cara menyimpan arsip 1. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). 2. Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. 3. Lateral Filling Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 4. ADF (AUTOMATIC DOCUMENT FEEDING ) ADF adalah scanner jenis baru yang dikembangkan dan di desain khusus untuk memberikan kemudahan men-scan dokumen dalam jumlah bnyak. Scanner jenis ADF mempunyai tray dimana anda bisa anda bisa menaruh dokumen-dokumen anda dalam satu tumpuk untuk langsung di scan 5. FLATBED Flatbed karena scanner ini memiliki bentuk datar dan rata. Scanner flatbed merupakan jenis scanner yang paling umum digunakan dan bnyak ditemui dala dunia perkantoran maupun pribadi. Scanner Flatbed cocok digunakan untuk pemerintah,perkantoran,perbankan, manufakturing, kedokteran, desain, kontraktor, pemetaan, dan arsitek 6. BOOK SCANNER Scanner buku komersial tidak seperti scanner biasa ; scanner buku ini biasanya merupakan kamera digital berkualitas tinggi dengan sumber cahaya di kedua sisi kamera yg dipasang pada semacam bingkai untuk menyediakan akses mudah bagi seseorang atau mesin mesin membalik halaman buku. Beberapa model melibatkan pembuaian buku berbentuk V, yang memberikan dukungan untuk buku duri dan juga posisi buku pusat secara otomatis. Keuntungan dari jenis pemindai ini adalah sangat cepat, dibandingkan dengan produktivitas pemindai overhead

  »
13 Februari 2020
Pelayanan Publik Dinas Kependudukan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) mempunyai bagian Unit Pengelola Dokumen Administrasi Kependudukan (UPDAK) yang menjalankan tugas pengarsipan dokumen kependudukan sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2012 mengelola sebanyak 117 jenis dokumen pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2010 dokumen pendaftaran penduduk meliputi pendaftaran biodata penduduk, kartu keluarga, kartu tanda penduduk, pindah datang, dan pelintas batas. Dokumen pencatatan sipil meliputi pencatatan kutipan akta kelahiran, lahir mati, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan anak, pengangkatan anak, pengesahan anak, status kewarganegaraan, dan akta pencatatan sipil. Dalam upaya mengikuti perkembangan teknologi informasi, kami SSI Berdaya membantu Disdukcapil mengelolah arsip/ dokumen-dokumen tersebut, terutama membantu dalam hal : 1. Jasa Scan dan upload hasil scan ke SIAK 2. Jasa Penjilidan dan/ pengalbuman dokumen/ akte 3. Jasa Pemilahan dan penataan arsip 4. Jasa Fumigasi dan anti rayap 5. Jasa Retensi arsip 6. Jasa pembersihan gudang arsip 7. Jasa Pelatihan SDM Kearsipan 8. Pengadaan sarana arsip konvensional : rak arsip, album, box, mobile file dll 9. Pengadaan sarana arsip digital : scanner, software, server dll 10. Jasa kearsipan dokumen 11. Jasa pemusnahan dokumen 12. Jasa pemindahan dokumen/arsip 13. Jasa perawatan Depo arsip 14. Jasa ahli media/Scanning dokumen 15. Jasa data entry 16. Jasa alihmedia Rekam medik 17. Jasa famigasi 18. Jasa injeksi dokumen 19. Jasa pembuatan sofware 20. Jasa pembuatan katalog buku perpustakaan 21. Jasa penataan buku perpustakaan Segera hubungi kami untuk berkonsultasi gratis tentang solusi permasalahan arsip anda :

  »
12 Februari 2020
Tips Melakukan Manajemen yang Efektif
Manajemen file adalah salah satu langkah penting bagi organisasi atau perusahaan untuk mengoptimalkan efektivitas kerja. Secara umum, manajemen file dapat diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perhitungan, klasifikasi, dan sejenisnya agar file mudah ditemukan. Pengertian lain menyebutkan manajemen file merupakan metode mendasar untuk memberi nama file, menyimpan file, hingga mengatur file. Dan pada dasarnya hal tersebut bisa dilakukan untuk file berbentuk fisik maupun digital. Mari simak 7 cara berikut : 1. Mengklasifikasi, penamaan, dan penyimpanan file Manajemen file bisa dimulai dengan pemberian format nama penyimpanan pada file. Anda harus memastikan tiap pihak terkat mengerti di mana menyimpan file yang benar. Sebaiknya pisahkan jenis file satu dan lainnya. 2. Pertimbangkan konversi file sekaligus Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam satu lokasi saja, maka dari itu penting untuk mempertimbangkan konversi file sekaligus. Anda bisa menggunakan berbagai produk yang tersedia. 3. Beralih ke converter premium Berbeda dengan kebutuhan personal, organisasi memiliki kebutuhan yang lebih kompleks sehingga memerlukan fitur-fitur premium. Converter gratis tidak hanya kurang aman bagi data organisasi/perusahaan, tapi juga memiliki opsi menu yang cukup terbatas. 4. Menguasai Windows Explorer Umumnya perusahaan menggunakan Windows, namun tidak dilengkapi dengan edukasi untuk menggunakan dan memaksimalkannya. Aga manajemen file jadi maksimal, bekali pengetahuan yang satu ini. 5. Simpan data di satu lokasi Salah satu tujuan manajemen file adalah untuk mengklasifikasikan dan menempatkan file dengan benar. Maka dari itu buatlah folder spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. 6. Menggunakan shortcuts Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file. 7. Manfaatkan shared document Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapa pun untuk mengunggah dan mengakses file kapan saja.