Dokumen Digital untuk Akreditasi Perguruan Tinggi

3 Februari 2020

Dokumen Digital untuk Akreditasi Perguruan Tinggi
Akreditasi institusi perguruan tinggi adalah proses evaluasi dan penilaian secara komprehensif atas komitmen perguruan tinggi terhadap mutu dan kapasitas penyelenggaraan program tridarma perguruan tinggi serta untuk menentukan kelayakan program dan satuan pendidikan.

Kesiapan penyajian dokumen dalam proses akreditasi akan memberikan nilai yang positif. Kemudahan dan keakuratan penemuan dokumen sangat diperlukan serta penyajian yang responsif menjadi nilai tambah Perguruan Tinggi dalam proses akreditasi .

Bencana kebakaran dan kebanjiran serta bencana lainnya merupakan contoh peristiwa yang dapat memusnahkan dokumen dan akhirnya dapat mengganggu proses akreditasi sebuah perguruan tinggi dimana hal ini tentu tidak diinginkan oleh siapapun. Ketersediaan dan persiapan dokumen pada proses akreditasi juga menjadi hal yang sangat menyita waktu dan tenaga. Sebelum terjadi bencana tersebut dan untuk mempersiapkan ketersediaan dokumen, akan sangat baik sekali jika dibuat salinan semua dokumen penting dan dokumen vital dalam bentuk digital untuk proses akreditasi serta untuk pelestarian dan penyelamatan dokumen.

Dengan DDMS dapat mempermudah penyajian dokumen untuk proses akreditasi perguruan tinggi, dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses akreditasi dapat disimpan secara digital pada DDMS dengan metode single pass Scan & Save. Untuk mengelola penyimpanan dokumen, pada DDMS dibangun sistem kategori dokumen yang disesuaikan dengan standar akreditasi dan dokumen-dokumen digital yang diperlukan dapat diatur penyimpanannya pada kategori dokumen yang sudah dibangun tersebut. Sehingga jika diperlukan dokumen yang dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan. Jika diperlukan dokumen fisik juga dapat dengan mudah ditelusuri, karena pada index penyimpanan dokumen ditulis juga informasi lokasi penyimpanan dokumen fisiknya.

Dengan DDMS penyajian dokumen yang diperlukan pada saat proses pengajuan dan asesmen akreditasi akan menjadi lebih efektif, efisien dan menyenangkan.


Perangkat DDMS
Untuk membangun sebuah sistem DDMS, perangkat-perangkat yang dibutuhkan sebagai berikut :
1. Komputer.
Sebagai tempat mengoperasikan DDMS. Semua kegiatan scan dokumen dan pencarian dokumen dilakukan pada perangkat komputer tersebut. Komputer untuk mengoperasikan DDMS dapat menggunakan komputer kerja pada umumnya.

2. Server.
Diperlukan jika menggunakan DDMS yang versi Client-Server. Database dan file-file image hasil scan disimpan pada harddisk yang ada pada komputer Server. Hal ini akan memudahkan akses multi user sebuah dokumen secara bersamaan.

3. Scanner
Merupakan perangkat untuk mengkonversi dokumen dari lembaran kertas menjadi lembaran digital. Scanner yang digunakan adalah perangakat scanner dengan kategori High Speed Scanner dengan kecepatan 25 – 60 ppm dan ukuran kertas dari A4 sampai A3. Berikut model perangkat scanner yang direkomendasikan untuk scan dokumen akreditasi.
Canon DR-C225, kecepatan scan 25 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A4/Folio.
Canon DR-C240, kecepatan scan 45 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A4/Folio, ketebalan dokumen sampai 4 mm.
Canon DR-M160II, kecepatan scan 60 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A4/Folio.
Canon DR-M1060, kecepatan scan 60 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A3.
Canon DR-6030c, kecepatan scan 60 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A3.
Canon DR-F120, kecepatan scan 20 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran scan sampai A4/Folio, Flatbed dan ADF.

4. Aplikasi DDMS Pro
Merupakan aplikasi manajemen dokumen yang menerima dokumen digital hasil alih media dari perangkat scanner untuk disimpan dalam kategori yang sudah disiapkan sebelumnya. Pada aplikasi DDMS Pro dokumen disimpan secara digital dengan metode single pass Scan & Save dengan bantuan perangkat scanner., Dengan adanya aplikasi ini akan membuat scanner anda lebih optimal pemanfaatannya. Aplikasi ini berguna untuk membantu memudahkan pengelolaan proses menyimpan, menata (baik dokumen fisik maupun digital), peminjaman, pencarian kembali hingga pelaporan. Pada aplikasi DDMS Pro dibangun pola kategori dokumen yang sesuai dengan kebutuhan dokumen akreditasi. Dan jika diperlukan dapat ditambahkan pola kategori lain untuk menyimpan dokumen-dokumen digital lainnya.
Aplikasi yang user friendly ini mudah digunakan oleh siapa saja (selama memiliki otoritas/ wewenang – melalui password dan username) untuk membantu SDM di Perguruan Tinggi dalam mengelolah dokumen/ arsip penting mereka. Tersedia dalam jenis stand alone, Client server dan Web based dengan harga dalam jangkauan.

5. Storage
Sebagai tempat menyimpan database dan file-file image hasil scan. Besar kapasitas storage disesuaikan dengan volume dokumen yang akan disimpan.

Dokumen Anda berantakan ? Sulit dicari kembali ?

Kami Smart Solusi Indonesia, siap membantu anda

More info : www.solusiarsip.com / @smartsolusiindonesia (FB/IG) / 031-868.09.51 (Telp) / 0812.3100.5100 (WA)

Baca Juga : Tips Menangani Arsip yang Terdampak Bencana