STOCK OPNAME BUKU/ KOLEKSI PERPUSTAKAAN

4 Februari 2020

KEGIATAN STOCK OPNAME BUKU/ KOLEKSI PERPUSTAKAAN
Latar Belakang / Dasar Pemikiran
Keberadaan perpustakaan umum atau daerah sangat penting bagi tersedianya informasi yang mampu membantu masyarakat dalam meningkatkan kapasistas keilmuan masing-masing sesuai dengan kebutuhan informasinya. Terpenuhinya kebutuhan informasi tersebut tergambarkan dari bagaimana perpustakaan umum atau daerah menyediakan koleksi perpustakaan yang lengkap dan up to date. Pembinaan koleksi perpustakaan umum atau daerah yang baik tidak hanya fokus pada penambahan jumlah koleksi saja, namun juga memperhatikan bagaimana membina dan memelihara koleksi yang ada untuk dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna perpustakaan umum.
Seperti yang diketahui bahwa pengembangan koleksi suatu perpustakaan harus didasarkan kepada profil koleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka tersebut. Untuk mengetahui bagaimana profil koleksi suatu perpustakaan, diperlukan suatu kegiatan pengumpulan data, jumlah koleksi bahan pustaka menurut subyek yang sesuai dicakup oleh suatu perpustakaan. Agar perpustakaan dapat memberikan layanan secara maksimal, maka koleksi perpustakaan juga dikelola dengan baik karena koleksi merupakan aset informasi yang sangat berharga bagi perpustakaan. Selain menjaga aset informasi yang dimiliki, perawatan merupakan bukti kepedulian sebuah perpustakaan atas informasi yang dimilikinya. Apalagi perpustakaan dianggap sebagai pusat informasi maka perawatan merupakan suatu yang perlu dilakukan oleh setiap perpustakaan. Koleksi yang terawat dengan baik merupakan unsur penunjang kelancaran proses akses informasi di perpustakaan. Terawat dengan baik artinya secara fisik maupun kandungan informasi yang tersimpan tetap bisa digunakan walaupun usianya sudah usang.
Salah satu kegiatan pemeliharaan atau perawatan koleksi yang dapat dilakukan adalah Stock Opname. Menurut Yulia (1993, 171) “Stock opname merupakan suatu kegiatan penghitungan kembali koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Secara lebih rinci, dari kegiatan ini dapat diketahui jumlah bahan pustaka menurut golongan ilmunya, dapat diketahui buku-buku yang hilang, dapat diperolehnya susunan buku yang rapih (tepat susunan penempatannya), juga diketahuinya kondisi fisik buku, apakah ada yang rusak/tidak lengkap”. Stock opname yakni kegiatan pemeriksaan koleksi perpustakaan secara menyeluruh apakah koleksi itu masih sesuai dengan catatan yang dimiliki. Selain berfungsi untuk mencocokkan kembali koleksi yang ada di rak dengan jumlah data inventaris, juga dapat sebagai sarana untuk melakukan pemeliharaan, karena disamping memeriksa koleksi, buku–buku yang ada kemudian dibersihkan tidak terkecuali dengan tempat pemajangan buku/rak.
Dari kegiatan stock opname ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan akan diperolehnya profil koleksi, jajaran katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi suatu perputakaan. Hal ini akan dapat meningkatkan pelayanan pengguna. Kegiatan stock opname misalnya subyek yang tidak sesuai, tahun terbit yang sudah lama dan tidak sesuai lagi. Kegiatan ini biasanya memerlukan waktu beberapa hari.

Dokumen Anda berantakan ? Sulit dicari kembali ?

Kami Smart Solusi Indonesia, siap membantu anda

More info : www.solusiarsip.com / @smartsolusiindonesia (FB/IG) / 031-868.09.51 (Telp) / 0812.3100.5100 (WA)

Baca Juga : Dokumen Digital untuk Akreditasi Perguruan Tinggi

Perpustakaan



Baca juga
  »
8 April 2020
HATI-HATI JIKA MEMBUANG ARSIP SEMBARANGAN, INI AKIBATNYA
Wajah emosional dan menunjukkan kekecewaan sangat terlihat ketika pemateri Bimbingan Teknis Manajemen Kearsipan Perguruan Tinggi yang diselenggarakan di Aula Semeru STIE Widya Gama Lumajang pada Rabu, 11 Maret 2020 kemarin. Pasalnya sang pemateri mengungkapkan kalau dirinya sungguh tidak terima ketika menemukan arsip atau lembaran dokumen di tempat timbangan barang bekas. Dikarenakan arsip tersebut adalah salah satu informasi yang sangat penting bagi pemilik dan timbangan barang bekaspun bukan menjadi tempat arsip vital tersebut. Selain itu Kepala Subbagian Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia ITS juga mengungkapkan “Suatu ketika saya menemukan arsip seorang guru besar dalam beberapa lembar kertas yang menjadi bungkus bumbu dapur,” ungkapnya. Sebab dalam timbangan tersebut jelas tertulis nama lengkap, nomor kontak dan bahkan besaran gaji yang diperoleh setiap bulannya yang disertai tanggal lembaran tersebut dicetak. Yang seharusnya hal tersebut tidak terjadi di instansi atau perusahaan manapun, sebab informasi tersebut sangatlah penting dan juga telah menjadi asset dalam suatu perusahaan. Ia mengungkapkan, semestinya itu tidak boleh terjadi. Dengan lembaran itu tersebar, maka akan sangat rentan dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Selain itu, dari durasi waktunya, arsip lembaran yang berserakan itu belum waktunya dimusnahkan. Bagi orang lain, arsip berupa kertas-kertas itu hanya dianggap bekas. Agus mengingatkan, kertas-kertas itu tetap harus disimpan hingga saatnya boleh dimusnahkan sesuai dengan ketentuan. Di depan para peserta, ia mengharapkan semua lembaga baik pemerintah maupun swasta tidak menggampangkan urusan arsip. Arsip pada dasarnya adalah bukti autentik yang wajib dipertanggungjawabkan meskipun itu hanya selembar kertas dan berisi undangan acara dan sejenisnya.

  »
30 Maret 2020
MEMBUAT KOMITMEN ARSIP, BKKBN MANFAATKAN “BIG DATA” KELUARGA
Hasto Wardoyo, selalu Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional berkomitmen kepada lembaganya untuk segera melakukan digitalisasi arsip supaya bisa memanfaatkan “big data” atau yang biasa disebut data raksasa mengenai kependudukan dan keluarga Indonesia untuk berbagai program pemerintah. Selain itu Hasto Wardoyo juga mengungkapkan kalau pihaknya harus bekerja keras untuk segera digitalisasi arsip di era modern seperti ini, harus dengan cepat mentransformasi arsip dari ‘hardcopy’ ke ‘softcopy’. Beliau juga menuturkan kalau hasisl penilaian lembaga pengarsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) kepada pihak BKKBN masih sangat buruk, yaitu 59,14 dari total nilai 100. Oleh sebab itu, dia meminta kepada kepala Biro Umum BKKBN untuk segera menyelesaikan masalah kearsipan tersebut. Hasto menargetkan dalam tiga bulan kedepan untuk bisa menyelesaikan lama BKKBN, sementara setelahnya menyelesaikan pemutakhiran data dengan menggunakan digitalisasi supaya bisa dilakukan pemanfaatan data raksasa utnuk berbagai program yang akan dilakukan pemerintah. Selain itu dia menjelaskan kalau kearsipan memegang peranan penting untuk pengumpulan data-data keluarga yang ada di Indonesia. Selebihnya, BKKBN hingga saat ini sedang mengembangkan Sistem Informasi Keluarga (Siga) dengan pendataan di enam Provinsi. Mantan Bupati Kulon Progo tersebut mengatakan kalau rencananya BKKBN akan mendata 33 juta keluarga di seluruh Indonesia untuk data penunjang pelaksanaan program yang akan dilakukan pemerintah. BKKBN juga akan segera menambah tenaga untuk mengerjakan kearsipan data keluarga Indonesia guna mencapai penilaian yang baik dari pihak ANRI.

  »
18 Maret 2020
UNTUK KORBAN BANJIR, ANRI BUKA LAYANAN UNTUK DOKUMEN PENTING ANDA
Akhir-akhir ini bencana banjir banyak merendam sejumlah wilayah di Indonesia, salah satunya adalah Jakarta yang berdampak terhadap segala barang yang ada di rumah yang terdampak banjir. Salah satunya adalah dokumen, bahkan tidak hanya itu saja, bencana banjir juga mengakibatkan arsip keluarga atau dokumen penting lainnya juga turut terdampak. Untuk bisa meminimalisir hal tersebut kini, ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) memberikan beberapa solusi penanganan supaya dokumen tersebut tidak sampai rusak dalam keadaan parah. Inilah penuturan Gurandhyka, Kepala Bagian Humas dan TU Pimpinan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menuturkan kalau masyarakat bisa melakukan penanganan sendiri terhadap dokumen-dokumen penting atau dapat juga dibantu oleh ANRI. Inilah beberapa cara untuk penanganan arsip yang telah terdampak bencana: 1. Pindahkan arsip ke tempat yang kering dan aman 2. Bersihkan arsip dari kotoran/lumpur dengan air bersih atau air hangat 3. Semprotkan/celupkan arsip ke alkohol/etanol untuk menghindari tumbuhnya jamur dan membunuh bakteri 4. Pisahkan/urai lembar per lembar arsip yang lengket 5. Keringkan secara alami dengan kipas angin (tidak dijemur atau terkena langsung sinar matahari) 6. Lakukan restorasi/perbaikan arsip (bila perlu). Selain itu juga ANRI telah membuka layanan gratis untuk bisa merestorasi dokumen yang telah rusak. Syaratnya, si pemilik dokumen harus dating langsung ke Kantor ANRI pada jam kerja, namun layanan ini hanya dibuka untuk korban banjir saja. Dokumen-dokumen yang bisa direstorasi seperti Kartu Keluarga, KTP, ijazah, akte perkawinan, akte kelahiran, sertifikat tanah, dan lain-lain. Kategori arsip yang bisa diperbaiki adalah arsip yang basah terkena lumpur, terpotong, atau bolong bisa diperbaiki. "Terpotong bahkan bolong bisa diperbaiki, tetapi informasinya dalam arsip tidak bisa diperbaiki," kata Gurandhyka. Arsip yang dibawa harus arsip asli, bukan fotokopi atau laminating. Ketentuannya, maksimal satu keluarga bisa merestorasi 10 lembar dokumen. Hasil restorasi bisa ditunggu selama beberapa jam.

  »
13 Maret 2020
Saatnya Beralih ke Arsip Digital
Teknologi membawa dampak signifikan terhadap berbagai hal, termasuk dalam kearsipan. Selain arsip konvensional yang sudah umum diketahui, kini ada pula yang disebut arsip digital. Sesuai namanya, arsip digital adalah arsip yang diciptakan dan digunakan dalam bentuk digital atau elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi digital atau arsip yang memang tercipta dalam bentuk digital. Dalam mengelola arsip digital sendiri, baiknya Anda memperhatikan hal-hal berikut: • Format digital, teknologi berkembang sangat cepat, oleh karena itu perlu dipastikan bahwa format digital yang digunakan masih dapat digunakan • Akses dan keamanan, akses yang mudah menurunkan tingkat keamanan, sedangkan tingkat keamanan yang tinggi akan menyulitkan akses. Kedua hal tersebut perlu diseimbangkan. • Temu kembali, temu kembali arsip digital seharusnya menjadi lebih mudah dibandingkan dengan arsip tercetak. Maka dari itu perlu diperhatikan penggunaan metadata yang merupakan titik akses untuk temu kembali arsip. Meski demikian, digitalisasi data kini menjadi kian penting. Agar dokumen bisa bertahan dalam jangka waktu lama, digitalisasi data maupun pengelolaan arsip digital yang benar bisa menjadi solusi. Selain itu, keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan ketika memiliki arsip digital adalah sebagai berikut: • Tidak menghamburkan kertas dan hemat ruang. Sistem komputasi menjadikan arsip bisa disimpan dalam satu tempat saja dan bisa diakses kapanpun. Dalam kata lain, Dengan arsip digital, Anda dapat menghemat tidak hanya biaya, tetapi juga tempat, dan waktu. Dengan begitu kinerja Anda semakin efektif. • Dengan majunya teknologi yang ada, Anda diuntungkan ketika hendak menyusun dan menyesuaikan data yang diinginkan • Bisa dengan mudah dijadikan sebagai acuan dalam peforma suatu perusahaan. Karena dengan melihat perkembangan arsip, Anda sendiri bisa menilai tingkat kemajuan perusahaan. Nah, jika masih bingung harus memulai dari mana, Anda bisa menggunakan jasa digitalisasi arsip dan pengelolaan arsip digital dari Smart Solusi Indonesia. Di SSI, telah tersedia berbagai jasa, mulai dari jasa scanning, jasa entry, jasa validasi, jasa manajemen file, hingga jasa QC data. Dengan layanan arsip digital ini, dokumen Anda dapat disimpan dalam bentuk digital sehingga lebih aman dan tersusun dengan rapi.

  »
10 Maret 2020
BELUM ADA PAYUNG HUKUM UNTUK KEARSIPAN, KOTA MALANG KINI DISIBUKKAN DENGAN PERESMIAN PERDA
Belum ada perda (peraturan daerah) Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang, kini berfokus pada terbentuknya payung hukum mengenai kearsipan. Sebab selama ini perda kearsipan masih belum dibuat hal yang mengatur soal kearsipan. Dalam forum workshop yang dilakukan di Hotel Regent’s park, kota Malang, yang menjadi topic utama pembahasannya adalah Naskah Akademis dan Rancangan Partaturan Daerah mengenai penyelenggaraan kearsipan. Forum workshop itu sendiri akan berlangsung selama tiga hari berturut-turut yang dimulai pada Senin, 9 Maret 2020 hingga Rabu, 11 Maret 2020. Dalam forum workshop tersebut pihak panitia juga melibatkan para akademis, pakar hukum dan juga stakeholder yang berkaitan untuk membahas rencana tersebut. Bahkan juga sejumlah narasumber turut dihadirkan untuk mematangkan Naskah Akademik dan Ranperda, diantaranya adalah Kepala Seksi Pengembangan Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur Drs Syawal, MM, Perancang Peraturan Perundang-undangan Kanwil Hukum dan HAM Jatim Heru Agung Prasetyo, SH, MH, dan Kesubag Perundang-undangan Bagian Hukum, Sekretariat Daerah Kota Malang Indah Kusumayanti, SH, MAP. Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang, Suwarjana menjelaskan bahwa pengelolaan kearsipan daerah akan mempengaruhi kinerja seluruh organisasi. "Karena arsip organisasi secara nyata dan berkelanjutan memberikan dukungan pelajaran pada keseluruhan proses manajemen organisasi," ungkapnya. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip, Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang Wahyu Hariyanto mengatakan, acara yang diikuti sekitar 70 peserta ini untuk menjaring aspirasi dari stakeholder. "Goalnya nanti kita masukkan di badan hukum untuk mendapatkan Prolegda. Harapannya kita punya Perda Kearsipan sendiri di Kota Malang," ungkapnya.

  »
6 Maret 2020
BETAPA PENTINGNYA KEARSIPAN DAN KAIDAH KEARSIPAN
Seperti diketahui, perkembangan teknologi saat ini sangatlah pesat, serta penyampaiannya beragam macam, salah satunya adalah melalui smartphone. oleh sebab itu, kini pemerintah mengharapkan untuk pengelolaan arsipnya bisa menyesuaikan dengan perkembangan saat ini. Dalam era perkembangan revolusi industry 4.0 pemerintah sangat memperhatikan perkembangan terutama di bidang kearsipan. Sebenarnya apasih kearsipan itu sendiri dan bagaimana cara mengelolanya. arsip adalah informasi yang dimiliki oleh instansi yang isinya adalah data pribadi dari warga Negara Indonesia, selain itu arsip juga berisi mengenai surat menyurat, data pribadi instansi dan data pegawai instansi tersebut, masih banyak lagi informasi yang tertera di dalam arsip. Arsip sendiri dibedakan menjadi 2 diantaranya adalah arsip aktif dan arsip inaktif, arsip aktif adalah arsip yang isi didalamnya masih berlaku untuk informasi yang sangat berharga. Sedangkan arsip inaktif sendiri adalah arsip yang tidak memiliki kerahasiaan begitu berarti, arsip tersebut lebih bercondong ke majalah, ataupun surat brosur bahkan kertas yang sudah tidak terpakai lagi. Semakin berkembangnya teknologi saat ini, banyak masyarakat yang mendambakan pelayanan pemerintah yang cepat dan dapat diakses jarak jauh, tidak harus dating ketempat untuk mengurus data tersebut. Oleh karena itu kini pemerintah telah menjawab untuk kebutuhan dengan mengimplementasikan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Menurut Tjahjo Kumolo selaku Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), menuturkan nantinya dalam system tersebut akan menghadirkan tata lintas data kerasipan yang telah terintegrasi, autentik, handal, dinamis, aman, melindungi kepentingan Negara bahkan menyajikan berbagai solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik dalam segala bidang secara cepat, simultan dan terarah.