• 4 Februari 2020
  • Admin

Rak Mezzanine dengan kapasitas cukup besar yang mampu menampung banyak box arsip, memerlukan sarana pendukung untuk memudahkan penataan - dimana box tersebut harus diletakkan pada tempat yang benar sesuai dengan klasifikasi dokumen pada rak. Ketepatan / kesesuaian penempatan akan menentukan kemudahan/ kepastian dalam pencarian kembali.
Virtual Rack Locator akan membantu proses pencarian box pada rak berdasarkan visualisasi rak. Data pada VRL dapat dioptimalkan untuk identifikasi dokumen dan lokasi penyimpanan. Diperlukan suatu sarana yang melekat pada map untuk menyimpan identifikasi dan data penunjang lainnya.
Arsip yang disimpan adalah arsip vital Negara, dimana keamanan harus benar-benar diperhatikan. Keamanan dokumen kertas dan informasi didalamnya harus dilindungi oleh sebuah system yang mampu memberikan anotasi jika dokumen itu dibawa keluar tanpa ijin. Proses peminjaman dokumen harus tercatat dan dapat ditelusuri kembali. Dimungkinkan adanya audit tentang koleksi dokumen yang disimpan berikut histori dari perlakuan dokumen tersebut.
Mempercepat proses kerja dan produktifitas pada proses penyimpanan dan penataan kearsipan dokumen wajib pajak dalam rangka menunjang reformasi administrasi perpajakan.
Permasalahan
Bagaimana mengoptimalkan sarana pengarsipan yang sudah dimiliki (Gedung, rak, VRL dll) dan mengakomodir kebutuhan system kearsipan masa depan ?
Solusi
Diperlukan suatu system yang terintegrasi yang mampu memanfaatkan sarana yang ada untuk mengakomodir prinsip dasar kearsipan dengan memperhatikan pengamanan dokumen yang ada. Kearsipan yang baik terjadi saat kita dapat menyimpan dokumen/ arsip secara terstruktur/ tertata sehingga dapat diketemukan dengan mudah apabila dibutuhkan kembali. Melihat latarbelakang dan permasalahan yang ada, kami dapat menyarankan suatu system yang kami sebut : Document Racking Support System.

Dokumen Anda berantakan ? Sulit dicari kembali ?

Kami Smart Solusi Indonesia, siap membantu anda

More info : www.solusiarsip.com / @smartsolusiindonesia (FB/IG) / 031-868.09.51 (Telp) / 0812.3100.5100 (WA)

Baca Juga : Dokumen Digital untuk Akreditasi Perguruan Tinggi

rak