BETAPA PENTINGNYA KEARSIPAN DAN KAIDAH KEARSIPAN
Seperti diketahui, perkembangan teknologi saat ini sangatlah pesat, serta penyampaiannya beragam macam, salah satunya adalah melalui smartphone. oleh sebab itu, kini pemerintah mengharapkan untuk pengelolaan arsipnya bisa menyesuaikan dengan perkembangan saat ini.
Dalam era perkembangan revolusi industry 4.0 pemerintah sangat memperhatikan perkembangan terutama di bidang kearsipan. Sebenarnya apasih kearsipan itu sendiri dan bagaimana cara mengelolanya.
arsip adalah informasi yang dimiliki oleh instansi yang isinya adalah data pribadi dari warga Negara Indonesia, selain itu arsip juga berisi mengenai surat menyurat, data pribadi instansi dan data pegawai instansi tersebut, masih banyak lagi informasi yang tertera di dalam arsip.
Arsip sendiri dibedakan menjadi 2 diantaranya adalah arsip aktif dan arsip inaktif, arsip aktif adalah arsip yang isi didalamnya masih berlaku untuk informasi yang sangat berharga. Sedangkan arsip inaktif sendiri adalah arsip yang tidak memiliki kerahasiaan begitu berarti, arsip tersebut lebih bercondong ke majalah, ataupun surat brosur bahkan kertas yang sudah tidak terpakai lagi.
Semakin berkembangnya teknologi saat ini, banyak masyarakat yang mendambakan pelayanan pemerintah yang cepat dan dapat diakses jarak jauh, tidak harus dating ketempat untuk mengurus data tersebut. Oleh karena itu kini pemerintah telah menjawab untuk kebutuhan dengan mengimplementasikan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Menurut Tjahjo Kumolo selaku Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), menuturkan nantinya dalam system tersebut akan menghadirkan tata lintas data kerasipan yang telah terintegrasi, autentik, handal, dinamis, aman, melindungi kepentingan Negara bahkan menyajikan berbagai solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik dalam segala bidang secara cepat, simultan dan terarah.
Segera hubungi team kami sekarang juga dan dapatkan eksklusif FREE konsultasi
Hubungi kami.
Email : marketing@dokumenprint.com
Website: www.solusiarsip.com
Instagram :@smartsolusiindonesia
WhatsApp : 0812.3100.5100
Baca Juga : MENYABET PENGHARGAAN KEARSIPAN, JAWA TIMUR TERIMA PENGHARGAAN DARI ANRI
Baca Juga
Apa Saja Yang Di Amanatkan UU No 43 Tahun 2009 Terhadap Lembaga Pencipta Arsip
Apa Saja Yang Di Amanatkan UU No 43 Tahun 2009 Terhadap Lembaga Pencipta Arsip 1. Membuat Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungannya Berdasarkan Ketentuan UU No.43Tahun 2009. 2. Melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis Maupun Arsip Statis. 3. Membentuk Unit Kearsipan. 4. Menyediakan Prasarana & Sarana Kearsipan Untuk Pengelolaan Arsip Dinamis. 5. Melakukan Perlindungan & Penyelamatan Serta Memberitahukan & Melaporkan Kepada ANRI Arsip Yang Berkaitan Dengan Kependudukan, Kewilayahan, Kepulauan, Perbatasan, Perjanjian Internasional, Kontrak Kerja Dan Masalah Pemerintahan Yang Strategis. 6. Melaksanakan Perlindungan & Penyelamatan Arsip Apabila Terjadi Bencana, Berkoordinasi Dengan ANRI. 7. Membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA, Serta Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip. 8. Menjaga Keautentikan, Keutuhan, Keamanan, Keselamatan Arsip Yang Dikelolanya. 9. Mengatur Dan Mendokumentasikan Proses Pembuatan Dan Penerimaan Arsip. 10. Menyediakan Arsip Dinamis Bagi Kepentingan Pengguna Yang Berhak. 11. Membuat Daftar Arsip Dinamis Yaitu Arsip Terjaga Dan Arsip Umum. 12. Menjaga Keutuhan, Keamanan, Dan Keselamatan Arsip Dinamis Terjaga. 13. Menjaga Kerahasiaan Arsip Tertutup. 14. Menentukan Prosedur Layanan Berdasarkan Standar. 15. Melaksanakan Penyusutan Arsip Berdasarkan JRA. 16. Memiliki JRA. 17. Melaksanakan Pemusnahan Arsip Sesuai Dengan Prosedur Yang Benar. 18. Menyerahkan Arsip Statis Kepada ANRI. 19. Menjamin Autentisitas, Reabilitas Dan Keutuhan Arsip Statis Yang Diserahkan Kepada Lembaga Kearsipan. 20. Melaksanakan Pengelolaan Arsip Yang Diciptakan Oleh Pihak Lembaga Yang Diberi Pekerjaan Dengan Anggaran Negara.
Penyelenggaraan Arsip Selama Masa Pandemi Covid 19
Penyelenggaraan Arsip Selama Masa Pandemi Covid 19 Masa Pandemi Covid 19 Telah Lebih Dari Setahun Dan Banyak Mempengaruhi Berbagi Aspek Level Kehidupan,Tidak Terkecuali Bagi Kalangan Pekerja Yang Bekerja Di Bidang Kearsipan. Pada Masa Pandemi Covid 19 Terutama Di Dalam Dunia Perkantoran Arsip Lebih Banyak Tercipta Dalam Bentuk Arsip Elektronik / Digital. Hal Ini Terjadi Di Karenakan Kegiatan Pekerja Lebih Banyak Di Lakukan Secara Online Demi Mengurangi Bersentuhan Secara Langsung Dengan Benda Benda Yang Berpotensi Sebagai Media Penularan Virus Dan Juga Mengurangi Kerumunan Orang Dalam UU No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bahwa Penyelenggaraan Kearsipan Bertujuan Untuk Menjamin Ketersediaan Arsip Yang Autentik Dan Terpercaya Sebagai Alat Bukti Yang Sah, Serta Menjamin Pengelolaan Arsip Yang Andal Dan Pemanfaatan Arsip Yang Sesuai Dengan Ketentuan Perundang Undangan Arsip Elektronik Sejauh Ini Telah Di Dukung Dengan Adanya UU No 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik Yang Di Dalam Pasal 12 Telah Mengatur Tentang Tanda Tangan Elektronik Yang Di Lekatkan,Terasosiasi Atau Terkait Dalam Informasi Elektronik Yang Di Gunakan Sebagai Alat Verifikasi Dan Autentifikasi Di Dalam Penyelenggaraan Arsip Elektronik Dapat Di Kelola Berdasarakan Waktu Pembuatan Hingga Di Klasifikasikan Berdasarkan Tata Kearsipan Yang Berlaku Di Masing Masing Lembaga Dengan Cara Di Buatkan Folder Hingga Sub Folder Sebagai Penyelenggara Kearsipan Dalam Masa Pandemi Seperti Ini Tetap Dapat Mengoptimalkan Pekerjaan Dengan Cara Menciptakan Arsip Elektronik Sehingga Dapat Mengelola Dan Memelihara Arsip Secara Efektif Dan Lebih Efisien
BOX ARSIP YANG STANDART ANRI NAMUN DESIGN SESUAI KEINGINAN ANDA
Hay Senin, tetap semangat dan harus terus semangat. Jangan lupa, kami PT. SSI BERDAYA juga melayani pemesanan box berbagai ukuran untuk perlengkapan kantor anda. Seperti halnya PT. Jasamarga, salah satu BUMN yang belum lama ini memesan ratusan box ke kami untuk tempat dokumen atau arsip yang sangat penting. Keunggulan box dari kami PT. SSI BERDAYA : 1. Pemesanan by request konsumen a. Design b. Ukuran c. Bentuk d. Ketebalan e. Warna 2. Sudah mendapatkan kepercayaan dari ANRI 3. Sudah mendapat sertifikasi ISO 9001:2015 yang mengharuskan menjaga kualitas baik jasa maupun barang
INILAH SARAN GANJAR PRANOWO, SUPAYA MASYARAKAT JATENG GUNAKAN ARSIP EMAS
Orang nomor satu di Jawa Tengah, Ganjar Pranowo meminta seluruh masyarakatnya untuk secepat mungkin melakukan digitalisasi mengenai data-data pribadi. Salah satu caranya yaitu dengan memanfaatkan aplikasi yang sudah disediakan oleh pihak Pemprov Jateng. Gubernur Jawa Tengah itu sendiri meminta masyarakat untuk peduli terhadap pengarsipan data diri pribadi mereka. Beliau juga mengungkapkan nantinya jika ada sesuatu yang terjadi, maka mereka sudah mempunyai back upnya, sebab semuanya sudah mau dipindahkan ke digital. Hal tersebut diungkapkan setelah mengikuti rapat Koordinasi Nasional Pengawasan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pengarsipan itu sendiri nantinya akan meliputi KTP, Ijazah, Kartu Keluarga dan juga surat-surat penting lainnya. Pemprov Jateng sendiri telah memfasilitasi dengan menyediakan ruang digital berupa aplikasi Arsip Emas ( Arsip Elektronik Masyarakat). "Aplikasi dibuat untuk menyederhanakan bagaimana cara mereka menyimpan. Mereka aktif mengisi sendiri, tidak terlalu sulit. Cuma motret, unggah file, dan isi password mereka sendiri," jelasnya. Selain efisien, proses digitalisasi tersebut juga mempermudah pencarian ketika suatu saat data tersebut dibutuhkan, termasuk juga pendataan kejadian luar biasa. Proses digitalisasi juga dilakukan oleh Dispermasdes Jawa Tengah dalam pelaporan penggunaan Dana Desa. Bahkan upaya digitalisasi tersebut, sangat diapresiasi Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPAN RB), Tjahyo Kumolo. Upaya tersebut menurut Tjahjo Kumolo mesti ditiru pemerintahan daerah manapun. Pihaknya pun berharap adanya integrasi Arsip Emas dengan aplikasi-aplikasi teknologi mobile misalnya dengan perbankan, rumah sakit, PLN, ticketing, Samsat, dan lainnya. Sehingga iu dapat menjadi sarana bantu apabila masyarakat kehilangan arsip / dokumen. Mengingat pentingnya Arsip Emas, Prijo meminta masyarakat dapat menggunakan dan mengajak keluarga atau elemen lainnya untuk ikut menyukseskan program Arsip Emas. "Sehingga masyarakat juga semakin sadar akan pentingnya penyelamatan arsip secara fisik maupun digital," tandasnya.
INTIP JENIS ARSIP JUGA KENALI SIFAT DAN NILAI GUNANYA
Seperti diketahui arsip sendiri sering digunakan untuk banyak aktivitas di instansi, perkantoran dan perkuliahan. Biasanya di dalam arsip tersebut berisikan informasi, data, bukti dan rekaman aktivitas yang sudah dilakukan. Kegiatan pengarsipan sangatlah penting untuk menunjang banyak pekerjaan, seperti diketahui banyak jenis-jenis arsip juga bias memudahkan dalam penggunaannya. Menurut pihak Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) arsip tersebut dibedakan menjadi 9 jenis. Diantaranya adalah segala jenis kertas yang berisikan informasi, berkas, naskah, foto, mikro film, rekaman suara, gambar peta dan bagan atau dokumen. Oleh sebab itu tidak heran kalau jenis-jenis arsip sendiri kini banyak sekali. Sudah mengetahui jenis-jenis arsip yang wajib untuk disimpan dan bahkan dirahasikan, ternyata penting juga jika arsip tersebut untuk dikelola dengan benar dan tepat. Dengan pengelolaan yang benar dan tepat bisa memaksimalkan untuk penggunaan arsip tentu hal tersebut harus diiringi dengan pemeliharaan arsip itu sendiri. Dengan pemeliharaan yang benar dimaksudkan supaya arsip tersebut bisa terjaga dengan baik, teratur dan juga aman untuk digunakan kembali. Inilah jenis-jenis arsip menurut sifat dan nilai gunanya. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya 1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan. 2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan. 3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain yaitu: 1. Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan pemberitahuan. 2. Arsip bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan. 3. Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai. 4. Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian. 5. Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan. 6. Arsip bernilai sejarah, conohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa. 7. Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.
TIPS MENGELOLA ARSIP VITAL MENURUT KEPALA UNIT ARSIP IPB
Seperti diketahui arsip vital sangatlah penting untuk menunjang kehidupand indivudu sehari-hari, terlebih lagi setiap individu pastilah memiliki arsip. Dokumen yang suatu saat dibutuhkan oleh pemiliknya dan sangat berguna bagi pemiliknya. Ada beberapa jenis arsip untuk individu salah satunya adalah ijazah, ternyata tidak hanya setiap individu yang memiliki arsip yang sangat penting, sebuah institusipun diharuskan memiliki arsip vital tersebut. Setiap institusi memiliki arsip vital yang sampai kapanpun tidak akan tergantikan. Arsip sendiri mempunyai peranan penting dalam kelangsungan hidup suatu organisasi, baik organisasi swasta maupun pemerintah. Selain itu arsip juga sagat berguna bagi suatu institusi, antara lain berisi tentang informasi untuk pengambilan keputusan, juga dapat dijadikan sebagai bukti yang sah jika suatu saat terjadi masalah dalam institusi tersebut. Sebab, menurut UU No 43/2009 tentang Kearsipan, pasal 1, ayat 4, Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Oleh sebab itu Kepala Unit Arsip IPB University, Drs B Mustafa MLib memberikan beberapa tips untuk bias mengelola arsip vital yang sangat berguna untuk sebuah institusi. Beliau mengungkapkan, penting mengenali apa itu arsip vital. Identifikasi jenis arsip vital yang dimiliki. Misalnya SK pendirian departemen, struktur organisasi, susunan pengelola dan lain-lain. Terlebih lagi, “Tentukan siapa yang punya hak akses ke arsip vital tersebut (yang mengetahui tempat penyimpanannya, isinya dan memegang kuncinya). Untuk pengamanannya, bisa disimpan di dalam tas, dalam lemari dan dalam map plastik, agar tidak diserang rayap. Namun agar arsip tidak lengket ke plastik jika disimpan lama maka antara arsip dan plastik diberi lapisan kertas. Kalau terjadi bencana (kebakaran,banjir, gempa bumi dan lain-lain) siapa saja yang bertanggungjawab mengamankan arsip tersebut. Setelah bencana, siapkan program/tindakan perbaikan arsip kalau ada yang rusak.” Oleh karena itu, ia menyarankan sebaiknya semua arsip vital dibuatkan softcopynya yang sudah dilegalisasi dan diauthentikasi. “Tentu saja arsip vital dapat pula dititipkan dengan menggunakan jasa penitipan dokumen di bank,” jelasnya.