Index Berita

  »
31 Agustus 2020
BOX ARSIP YANG STANDART ANRI NAMUN DESIGN SESUAI KEINGINAN ANDA
Hay Senin, tetap semangat dan harus terus semangat. Jangan lupa, kami PT. SSI BERDAYA juga melayani pemesanan box berbagai ukuran untuk perlengkapan kantor anda. Seperti halnya PT. Jasamarga, salah satu BUMN yang belum lama ini memesan ratusan box ke kami untuk tempat dokumen atau arsip yang sangat penting. Keunggulan box dari kami PT. SSI BERDAYA : 1. Pemesanan by request konsumen a. Design b. Ukuran c. Bentuk d. Ketebalan e. Warna 2. Sudah mendapatkan kepercayaan dari ANRI 3. Sudah mendapat sertifikasi ISO 9001:2015 yang mengharuskan menjaga kualitas baik jasa maupun barang

  »
10 Juni 2020
INILAH SARAN GANJAR PRANOWO, SUPAYA MASYARAKAT JATENG GUNAKAN ARSIP EMAS
Orang nomor satu di Jawa Tengah, Ganjar Pranowo meminta seluruh masyarakatnya untuk secepat mungkin melakukan digitalisasi mengenai data-data pribadi. Salah satu caranya yaitu dengan memanfaatkan aplikasi yang sudah disediakan oleh pihak Pemprov Jateng. Gubernur Jawa Tengah itu sendiri meminta masyarakat untuk peduli terhadap pengarsipan data diri pribadi mereka. Beliau juga mengungkapkan nantinya jika ada sesuatu yang terjadi, maka mereka sudah mempunyai back upnya, sebab semuanya sudah mau dipindahkan ke digital. Hal tersebut diungkapkan setelah mengikuti rapat Koordinasi Nasional Pengawasan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pengarsipan itu sendiri nantinya akan meliputi KTP, Ijazah, Kartu Keluarga dan juga surat-surat penting lainnya. Pemprov Jateng sendiri telah memfasilitasi dengan menyediakan ruang digital berupa aplikasi Arsip Emas ( Arsip Elektronik Masyarakat). "Aplikasi dibuat untuk menyederhanakan bagaimana cara mereka menyimpan. Mereka aktif mengisi sendiri, tidak terlalu sulit. Cuma motret, unggah file, dan isi password mereka sendiri," jelasnya. Selain efisien, proses digitalisasi tersebut juga mempermudah pencarian ketika suatu saat data tersebut dibutuhkan, termasuk juga pendataan kejadian luar biasa. Proses digitalisasi juga dilakukan oleh Dispermasdes Jawa Tengah dalam pelaporan penggunaan Dana Desa. Bahkan upaya digitalisasi tersebut, sangat diapresiasi Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPAN RB), Tjahyo Kumolo. Upaya tersebut menurut Tjahjo Kumolo mesti ditiru pemerintahan daerah manapun. Pihaknya pun berharap adanya integrasi Arsip Emas dengan aplikasi-aplikasi teknologi mobile misalnya dengan perbankan, rumah sakit, PLN, ticketing, Samsat, dan lainnya. Sehingga iu dapat menjadi sarana bantu apabila masyarakat kehilangan arsip / dokumen. Mengingat pentingnya Arsip Emas, Prijo meminta masyarakat dapat menggunakan dan mengajak keluarga atau elemen lainnya untuk ikut menyukseskan program Arsip Emas. "Sehingga masyarakat juga semakin sadar akan pentingnya penyelamatan arsip secara fisik maupun digital," tandasnya.

  »
4 Juni 2020
INTIP JENIS ARSIP JUGA KENALI SIFAT DAN NILAI GUNANYA
Seperti diketahui arsip sendiri sering digunakan untuk banyak aktivitas di instansi, perkantoran dan perkuliahan. Biasanya di dalam arsip tersebut berisikan informasi, data, bukti dan rekaman aktivitas yang sudah dilakukan. Kegiatan pengarsipan sangatlah penting untuk menunjang banyak pekerjaan, seperti diketahui banyak jenis-jenis arsip juga bias memudahkan dalam penggunaannya. Menurut pihak Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) arsip tersebut dibedakan menjadi 9 jenis. Diantaranya adalah segala jenis kertas yang berisikan informasi, berkas, naskah, foto, mikro film, rekaman suara, gambar peta dan bagan atau dokumen. Oleh sebab itu tidak heran kalau jenis-jenis arsip sendiri kini banyak sekali. Sudah mengetahui jenis-jenis arsip yang wajib untuk disimpan dan bahkan dirahasikan, ternyata penting juga jika arsip tersebut untuk dikelola dengan benar dan tepat. Dengan pengelolaan yang benar dan tepat bisa memaksimalkan untuk penggunaan arsip tentu hal tersebut harus diiringi dengan pemeliharaan arsip itu sendiri. Dengan pemeliharaan yang benar dimaksudkan supaya arsip tersebut bisa terjaga dengan baik, teratur dan juga aman untuk digunakan kembali. Inilah jenis-jenis arsip menurut sifat dan nilai gunanya. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya 1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan. 2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan. 3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain yaitu: 1. Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan pemberitahuan. 2. Arsip bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan. 3. Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai. 4. Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian. 5. Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan. 6. Arsip bernilai sejarah, conohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa. 7. Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

  »
15 Mei 2020
TIPS MENGELOLA ARSIP VITAL MENURUT KEPALA UNIT ARSIP IPB
Seperti diketahui arsip vital sangatlah penting untuk menunjang kehidupand indivudu sehari-hari, terlebih lagi setiap individu pastilah memiliki arsip. Dokumen yang suatu saat dibutuhkan oleh pemiliknya dan sangat berguna bagi pemiliknya. Ada beberapa jenis arsip untuk individu salah satunya adalah ijazah, ternyata tidak hanya setiap individu yang memiliki arsip yang sangat penting, sebuah institusipun diharuskan memiliki arsip vital tersebut. Setiap institusi memiliki arsip vital yang sampai kapanpun tidak akan tergantikan. Arsip sendiri mempunyai peranan penting dalam kelangsungan hidup suatu organisasi, baik organisasi swasta maupun pemerintah. Selain itu arsip juga sagat berguna bagi suatu institusi, antara lain berisi tentang informasi untuk pengambilan keputusan, juga dapat dijadikan sebagai bukti yang sah jika suatu saat terjadi masalah dalam institusi tersebut. Sebab, menurut UU No 43/2009 tentang Kearsipan, pasal 1, ayat 4, Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Oleh sebab itu Kepala Unit Arsip IPB University, Drs B Mustafa MLib memberikan beberapa tips untuk bias mengelola arsip vital yang sangat berguna untuk sebuah institusi. Beliau mengungkapkan, penting mengenali apa itu arsip vital. Identifikasi jenis arsip vital yang dimiliki. Misalnya SK pendirian departemen, struktur organisasi, susunan pengelola dan lain-lain. Terlebih lagi, “Tentukan siapa yang punya hak akses ke arsip vital tersebut (yang mengetahui tempat penyimpanannya, isinya dan memegang kuncinya). Untuk pengamanannya, bisa disimpan di dalam tas, dalam lemari dan dalam map plastik, agar tidak diserang rayap. Namun agar arsip tidak lengket ke plastik jika disimpan lama maka antara arsip dan plastik diberi lapisan kertas. Kalau terjadi bencana (kebakaran,banjir, gempa bumi dan lain-lain) siapa saja yang bertanggungjawab mengamankan arsip tersebut. Setelah bencana, siapkan program/tindakan perbaikan arsip kalau ada yang rusak.” Oleh karena itu, ia menyarankan sebaiknya semua arsip vital dibuatkan softcopynya yang sudah dilegalisasi dan diauthentikasi. “Tentu saja arsip vital dapat pula dititipkan dengan menggunakan jasa penitipan dokumen di bank,” jelasnya.

  »
11 Mei 2020
SUNTUK WFH, BISA PAKAI CARA ARSIPARIS IPB DALAM MERAPIKAN ARSIP KELUARGA UNTUK MENGISI MASA WFH
Hingga saat wabah COVID-19 masih menghantui dunia, termasuk juga Indonesia, hal tersebut menyebabkan banyak karyawan melakukan Work From Home (WFH)/ bekerja dari rumah. Namun kebanyakan karyawan sudah mulai bosan untuk berada dirumah terus menerus. Ada beberapa cara mengatasi kebosanan tersebut salah satunya adalah merapikan arsip keluarga agar tetap rapi dan mudah saat dibutuhkan. Seperti yang dianjurkan oleh Arsiparis Ahli Muda, Kepala Tata Usaha (KTU) Departemen Teknologi Hasil Perairan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan (FPIK) IPB University, Dra Sri Nooryani, MM. Dalam ungkapannya untuk mengatasi kebosanan, kita bisa menengok arsip keluarga yang selama ini mungkin terbengkalai. “Arsip keluarga termasuk arsip vital buat keluarga. Arsip yang sangat penting, yang tidak tergantikan apabila hilang atau rusak. Kalaupun ada penggantinya, bukanlah arsip yang asli lagi, “ ungkapnya. Terlebih lagi Sri Nooryani, menjelaskan arsip vital apa saja yang berda dirumah? Yang termasuk arsip vital buat keluarga antara lain Akte Kelahiran, Raport SD, SMP, SMA, Ijazah SD, SMP, SMA, S1, S2, S3, Transkrip nilai, Piagam Penghargaan, Surat Nikah, Sertifikat Tanah, Polis Asuransi, STNK, BPKB dan KTP. Seperti diketahui supaya arsip tersebut awet dan tidak mudah rusak atau bahkan hilang, maka arsip tersebut harus dirawat dengan baik, sebab arsip tersebut salah satu harta penting kita. Arsip sebaiknya dimasukkan ke dalam map dan disimpan di dalam boks file dan disimpan di lemari. Kemudian diberi kamper agar tidak diserang rayap. Sedangkan KTP harus disimpan dengan baik di dalam dompet, karena menunjukkan identitas diri. Ia menambahkan, agar arsip lebih awet, maka sebaiknya tidak disimpan di dalam map plastik, agar arsip tidak lengket sehingga tulisan dalam arsip tersebut bisa hilang. Tetapi sebaiknya arsip dibungkus menggunakan kertas kising, karena kertas kising rendah asam.

  »
16 April 2020
DAMPAK CORONA, BANYAK MALWARE GENCARKAN SERANGAN
Banyak antivirus yang tersedia saat ini, salahs satu contohnya adalahs Kaspersky. Belum lama ini antivirus Kaspersky mengumukan hasil laporan terkininya, selama pandemic corona yang terjadi sekarang. Dalam hasil laporan tersebut Kaspersky mengungkapkan telah banyak terjadi tindak kejahatan di bebrapa belahan dunia. Hasil laporan tersebut telah diserahkan kepada Director Global Research & Analusis Team APAC Kaspersky, Vitaly Kamluk. Vitaly Kamluk mengungkapkan, pada saat pandemic corona seperti saat ini banyak pelaku kejahatan siber yang sedang menggencarkan serangan mereka. Berdasarkan temuannya tersebut, banyak hacker mengelabui para korbannya melalui email yang berisikan informasi mengenai Covid-19. Bahkan tim penelitian yang dipimpinnya tersebut juga menemukan bahwa banyak pembajakan DNS yang menjadi salah satu serangan demi serangan digencarkan selama pandemic ini. Kamluk juga menjelaskan bahwa sebagian besar pembajakan DNS menargetkan router yang digunakan dirumah. Dengan pembajakan yang mereka lakukan, para peretas memanfaatkan layanan data dari infrastruktur guna menyebarkan malware yang berkedok informasi terbaru mengenai virus corona. Selain itu, para penjahat siber juga menemukan Kaspersky yang kerap memanfaatkan emaik penipuan berkedok perintah dari pemerintah dalam target yang paling mudah untuk mereka lakukan. Namun, Kamluk menjelaskan kalau pada dasarnya, lampiran tersebut berupa arsip yang berisi dokumen, dan bukan arsip biasa. Lampiran arsip ini juga disebutkan Kamluk dimanfaatkan pelaku kejahatan siber agar email penipuan tersebut lolos dari system penyaring yang tersebut di dalam layanan email. Modus lain yang ditemukan Kaspersky adalah email penipuan yang menjanjikan vaksin untuk Covid-19. Umumnya, email ini mencatut nama organisasi kesehatan ternama, termasuk World Health Organization (WHO). Kaspersky juga melaporkan telah mendeteksi sebanyak 93 malware terkait virus korona di Bangladesh, 53 di Filipina, 40 di Tiongkok, 23 di Vietnam, 22 di India dan 20 di Malaysia. Sedangkan malware berjumlah digit tunggal terdeteksi di Singapura, Jepang, Indonesia, Hong Kong, Myanmar, dan Thailand.

  »
13 April 2020
ARSIP GUDANG DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN DI PASSEL HABIS TERBAKAR
Seperti diketahui pada Rabu, 08 April 2020 kemarin kebakaran terjadi di gudang Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pesisir Selatan (Pessel), Sumatera Barat. Dalam kejadian tersebut setidaknya ada 9.800 eksemplar buku dan puluhan ribu arsip yang telah tersimpan di sana yang turut terbakar. Kejadian tersebut dibenarkan oleh Kepala Dinas Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Pessel, Dailipal. Dalam ungkapannya Dailipal menyebutkan, pemadaman dan pendinginan untuk memastikan tidak ada titik api lagi dan benar-benar aman pada pukul 09.30 WIB. Menurut Dailipal, menyebutkan apinya cepat dipadamkan, namun asap masih terus keluar dari tumpukan buku. Oleh sebab itu, kami melakukan pendinginan dengan terus menyiram tumpukan buku supaya memastikan untuk tidak asap lagi. Selanjutnya, Dailipal mengatakan pihaknya bersama dengan pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memilih buku yang masih layak meskipun sebagian besar di antaranya dalam kondisi rusak karena terbakar dan basah karena tersiram air. "Pada saat kejadian, jarak pos kami dan lokasi kebakaran adalah 300 meter. Untuk penyebab kebakaran diduga berasal dari adanya hubungan arus pendek atau korsleting listrik," katanya. Dailipal menyebutkan, akibat kebakaran tersebut ada 9 ribu eksemplar buku mengalami rusak terbakar dan rusak karena proses pemadaman. "Kerugian lainnya yaitu ada juga 43 rak arsip yang berisikan 25 box besar yang di dalamnya ada 1.075 box kecil, AC dua unit, eksospen atau penghirup udara 22 unit, bagian dinding jebol ketika pemadaman dengan ukuran 1,5 m x 2 m," katanya. Dailipal mengatakan gedung itu terbakar diduga akibat korsleting listrik. Pihaknya memperkirakan jumlah kerugian sebanyak Rp50 juta, yang terdiri atas bangunan dan buku. Jumlah kerugian itu belum termasuk arsip yang terbakar.

  »
8 April 2020
HATI-HATI JIKA MEMBUANG ARSIP SEMBARANGAN, INI AKIBATNYA
Wajah emosional dan menunjukkan kekecewaan sangat terlihat ketika pemateri Bimbingan Teknis Manajemen Kearsipan Perguruan Tinggi yang diselenggarakan di Aula Semeru STIE Widya Gama Lumajang pada Rabu, 11 Maret 2020 kemarin. Pasalnya sang pemateri mengungkapkan kalau dirinya sungguh tidak terima ketika menemukan arsip atau lembaran dokumen di tempat timbangan barang bekas. Dikarenakan arsip tersebut adalah salah satu informasi yang sangat penting bagi pemilik dan timbangan barang bekaspun bukan menjadi tempat arsip vital tersebut. Selain itu Kepala Subbagian Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia ITS juga mengungkapkan “Suatu ketika saya menemukan arsip seorang guru besar dalam beberapa lembar kertas yang menjadi bungkus bumbu dapur,” ungkapnya. Sebab dalam timbangan tersebut jelas tertulis nama lengkap, nomor kontak dan bahkan besaran gaji yang diperoleh setiap bulannya yang disertai tanggal lembaran tersebut dicetak. Yang seharusnya hal tersebut tidak terjadi di instansi atau perusahaan manapun, sebab informasi tersebut sangatlah penting dan juga telah menjadi asset dalam suatu perusahaan. Ia mengungkapkan, semestinya itu tidak boleh terjadi. Dengan lembaran itu tersebar, maka akan sangat rentan dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Selain itu, dari durasi waktunya, arsip lembaran yang berserakan itu belum waktunya dimusnahkan. Bagi orang lain, arsip berupa kertas-kertas itu hanya dianggap bekas. Agus mengingatkan, kertas-kertas itu tetap harus disimpan hingga saatnya boleh dimusnahkan sesuai dengan ketentuan. Di depan para peserta, ia mengharapkan semua lembaga baik pemerintah maupun swasta tidak menggampangkan urusan arsip. Arsip pada dasarnya adalah bukti autentik yang wajib dipertanggungjawabkan meskipun itu hanya selembar kertas dan berisi undangan acara dan sejenisnya.

  »
30 Maret 2020
MEMBUAT KOMITMEN ARSIP, BKKBN MANFAATKAN “BIG DATA” KELUARGA
Hasto Wardoyo, selalu Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional berkomitmen kepada lembaganya untuk segera melakukan digitalisasi arsip supaya bisa memanfaatkan “big data” atau yang biasa disebut data raksasa mengenai kependudukan dan keluarga Indonesia untuk berbagai program pemerintah. Selain itu Hasto Wardoyo juga mengungkapkan kalau pihaknya harus bekerja keras untuk segera digitalisasi arsip di era modern seperti ini, harus dengan cepat mentransformasi arsip dari ‘hardcopy’ ke ‘softcopy’. Beliau juga menuturkan kalau hasisl penilaian lembaga pengarsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) kepada pihak BKKBN masih sangat buruk, yaitu 59,14 dari total nilai 100. Oleh sebab itu, dia meminta kepada kepala Biro Umum BKKBN untuk segera menyelesaikan masalah kearsipan tersebut. Hasto menargetkan dalam tiga bulan kedepan untuk bisa menyelesaikan lama BKKBN, sementara setelahnya menyelesaikan pemutakhiran data dengan menggunakan digitalisasi supaya bisa dilakukan pemanfaatan data raksasa utnuk berbagai program yang akan dilakukan pemerintah. Selain itu dia menjelaskan kalau kearsipan memegang peranan penting untuk pengumpulan data-data keluarga yang ada di Indonesia. Selebihnya, BKKBN hingga saat ini sedang mengembangkan Sistem Informasi Keluarga (Siga) dengan pendataan di enam Provinsi. Mantan Bupati Kulon Progo tersebut mengatakan kalau rencananya BKKBN akan mendata 33 juta keluarga di seluruh Indonesia untuk data penunjang pelaksanaan program yang akan dilakukan pemerintah. BKKBN juga akan segera menambah tenaga untuk mengerjakan kearsipan data keluarga Indonesia guna mencapai penilaian yang baik dari pihak ANRI.

  »
18 Maret 2020
UNTUK KORBAN BANJIR, ANRI BUKA LAYANAN UNTUK DOKUMEN PENTING ANDA
Akhir-akhir ini bencana banjir banyak merendam sejumlah wilayah di Indonesia, salah satunya adalah Jakarta yang berdampak terhadap segala barang yang ada di rumah yang terdampak banjir. Salah satunya adalah dokumen, bahkan tidak hanya itu saja, bencana banjir juga mengakibatkan arsip keluarga atau dokumen penting lainnya juga turut terdampak. Untuk bisa meminimalisir hal tersebut kini, ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) memberikan beberapa solusi penanganan supaya dokumen tersebut tidak sampai rusak dalam keadaan parah. Inilah penuturan Gurandhyka, Kepala Bagian Humas dan TU Pimpinan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menuturkan kalau masyarakat bisa melakukan penanganan sendiri terhadap dokumen-dokumen penting atau dapat juga dibantu oleh ANRI. Inilah beberapa cara untuk penanganan arsip yang telah terdampak bencana: 1. Pindahkan arsip ke tempat yang kering dan aman 2. Bersihkan arsip dari kotoran/lumpur dengan air bersih atau air hangat 3. Semprotkan/celupkan arsip ke alkohol/etanol untuk menghindari tumbuhnya jamur dan membunuh bakteri 4. Pisahkan/urai lembar per lembar arsip yang lengket 5. Keringkan secara alami dengan kipas angin (tidak dijemur atau terkena langsung sinar matahari) 6. Lakukan restorasi/perbaikan arsip (bila perlu). Selain itu juga ANRI telah membuka layanan gratis untuk bisa merestorasi dokumen yang telah rusak. Syaratnya, si pemilik dokumen harus dating langsung ke Kantor ANRI pada jam kerja, namun layanan ini hanya dibuka untuk korban banjir saja. Dokumen-dokumen yang bisa direstorasi seperti Kartu Keluarga, KTP, ijazah, akte perkawinan, akte kelahiran, sertifikat tanah, dan lain-lain. Kategori arsip yang bisa diperbaiki adalah arsip yang basah terkena lumpur, terpotong, atau bolong bisa diperbaiki. "Terpotong bahkan bolong bisa diperbaiki, tetapi informasinya dalam arsip tidak bisa diperbaiki," kata Gurandhyka. Arsip yang dibawa harus arsip asli, bukan fotokopi atau laminating. Ketentuannya, maksimal satu keluarga bisa merestorasi 10 lembar dokumen. Hasil restorasi bisa ditunggu selama beberapa jam.

  »
13 Maret 2020
Saatnya Beralih ke Arsip Digital
Teknologi membawa dampak signifikan terhadap berbagai hal, termasuk dalam kearsipan. Selain arsip konvensional yang sudah umum diketahui, kini ada pula yang disebut arsip digital. Sesuai namanya, arsip digital adalah arsip yang diciptakan dan digunakan dalam bentuk digital atau elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi digital atau arsip yang memang tercipta dalam bentuk digital. Dalam mengelola arsip digital sendiri, baiknya Anda memperhatikan hal-hal berikut: • Format digital, teknologi berkembang sangat cepat, oleh karena itu perlu dipastikan bahwa format digital yang digunakan masih dapat digunakan • Akses dan keamanan, akses yang mudah menurunkan tingkat keamanan, sedangkan tingkat keamanan yang tinggi akan menyulitkan akses. Kedua hal tersebut perlu diseimbangkan. • Temu kembali, temu kembali arsip digital seharusnya menjadi lebih mudah dibandingkan dengan arsip tercetak. Maka dari itu perlu diperhatikan penggunaan metadata yang merupakan titik akses untuk temu kembali arsip. Meski demikian, digitalisasi data kini menjadi kian penting. Agar dokumen bisa bertahan dalam jangka waktu lama, digitalisasi data maupun pengelolaan arsip digital yang benar bisa menjadi solusi. Selain itu, keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan ketika memiliki arsip digital adalah sebagai berikut: • Tidak menghamburkan kertas dan hemat ruang. Sistem komputasi menjadikan arsip bisa disimpan dalam satu tempat saja dan bisa diakses kapanpun. Dalam kata lain, Dengan arsip digital, Anda dapat menghemat tidak hanya biaya, tetapi juga tempat, dan waktu. Dengan begitu kinerja Anda semakin efektif. • Dengan majunya teknologi yang ada, Anda diuntungkan ketika hendak menyusun dan menyesuaikan data yang diinginkan • Bisa dengan mudah dijadikan sebagai acuan dalam peforma suatu perusahaan. Karena dengan melihat perkembangan arsip, Anda sendiri bisa menilai tingkat kemajuan perusahaan. Nah, jika masih bingung harus memulai dari mana, Anda bisa menggunakan jasa digitalisasi arsip dan pengelolaan arsip digital dari Smart Solusi Indonesia. Di SSI, telah tersedia berbagai jasa, mulai dari jasa scanning, jasa entry, jasa validasi, jasa manajemen file, hingga jasa QC data. Dengan layanan arsip digital ini, dokumen Anda dapat disimpan dalam bentuk digital sehingga lebih aman dan tersusun dengan rapi.

  »
10 Maret 2020
BELUM ADA PAYUNG HUKUM UNTUK KEARSIPAN, KOTA MALANG KINI DISIBUKKAN DENGAN PERESMIAN PERDA
Belum ada perda (peraturan daerah) Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang, kini berfokus pada terbentuknya payung hukum mengenai kearsipan. Sebab selama ini perda kearsipan masih belum dibuat hal yang mengatur soal kearsipan. Dalam forum workshop yang dilakukan di Hotel Regent’s park, kota Malang, yang menjadi topic utama pembahasannya adalah Naskah Akademis dan Rancangan Partaturan Daerah mengenai penyelenggaraan kearsipan. Forum workshop itu sendiri akan berlangsung selama tiga hari berturut-turut yang dimulai pada Senin, 9 Maret 2020 hingga Rabu, 11 Maret 2020. Dalam forum workshop tersebut pihak panitia juga melibatkan para akademis, pakar hukum dan juga stakeholder yang berkaitan untuk membahas rencana tersebut. Bahkan juga sejumlah narasumber turut dihadirkan untuk mematangkan Naskah Akademik dan Ranperda, diantaranya adalah Kepala Seksi Pengembangan Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur Drs Syawal, MM, Perancang Peraturan Perundang-undangan Kanwil Hukum dan HAM Jatim Heru Agung Prasetyo, SH, MH, dan Kesubag Perundang-undangan Bagian Hukum, Sekretariat Daerah Kota Malang Indah Kusumayanti, SH, MAP. Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang, Suwarjana menjelaskan bahwa pengelolaan kearsipan daerah akan mempengaruhi kinerja seluruh organisasi. "Karena arsip organisasi secara nyata dan berkelanjutan memberikan dukungan pelajaran pada keseluruhan proses manajemen organisasi," ungkapnya. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip, Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang Wahyu Hariyanto mengatakan, acara yang diikuti sekitar 70 peserta ini untuk menjaring aspirasi dari stakeholder. "Goalnya nanti kita masukkan di badan hukum untuk mendapatkan Prolegda. Harapannya kita punya Perda Kearsipan sendiri di Kota Malang," ungkapnya.

  »
6 Maret 2020
BETAPA PENTINGNYA KEARSIPAN DAN KAIDAH KEARSIPAN
Seperti diketahui, perkembangan teknologi saat ini sangatlah pesat, serta penyampaiannya beragam macam, salah satunya adalah melalui smartphone. oleh sebab itu, kini pemerintah mengharapkan untuk pengelolaan arsipnya bisa menyesuaikan dengan perkembangan saat ini. Dalam era perkembangan revolusi industry 4.0 pemerintah sangat memperhatikan perkembangan terutama di bidang kearsipan. Sebenarnya apasih kearsipan itu sendiri dan bagaimana cara mengelolanya. arsip adalah informasi yang dimiliki oleh instansi yang isinya adalah data pribadi dari warga Negara Indonesia, selain itu arsip juga berisi mengenai surat menyurat, data pribadi instansi dan data pegawai instansi tersebut, masih banyak lagi informasi yang tertera di dalam arsip. Arsip sendiri dibedakan menjadi 2 diantaranya adalah arsip aktif dan arsip inaktif, arsip aktif adalah arsip yang isi didalamnya masih berlaku untuk informasi yang sangat berharga. Sedangkan arsip inaktif sendiri adalah arsip yang tidak memiliki kerahasiaan begitu berarti, arsip tersebut lebih bercondong ke majalah, ataupun surat brosur bahkan kertas yang sudah tidak terpakai lagi. Semakin berkembangnya teknologi saat ini, banyak masyarakat yang mendambakan pelayanan pemerintah yang cepat dan dapat diakses jarak jauh, tidak harus dating ketempat untuk mengurus data tersebut. Oleh karena itu kini pemerintah telah menjawab untuk kebutuhan dengan mengimplementasikan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Menurut Tjahjo Kumolo selaku Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), menuturkan nantinya dalam system tersebut akan menghadirkan tata lintas data kerasipan yang telah terintegrasi, autentik, handal, dinamis, aman, melindungi kepentingan Negara bahkan menyajikan berbagai solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik dalam segala bidang secara cepat, simultan dan terarah.

  »
2 Maret 2020
MENYABET PENGHARGAAN KEARSIPAN, JAWA TIMUR TERIMA PENGHARGAAN DARI ANRI
Arsip Nasional Republik Indonesia atau sering disebut ANRI, pada Jum’at 28 Februari 2020 menggelar Rapat Koordinasi Nasional Pengawasan Kearsipan. Dalam Rapat tersebut ANRI menyebutkan kalau Provinsi Jawa Timur mengdapat penghargaan. Provinsi Jatim mendapat penghargaan dari ANRI dengan kategori salah satu Provinsi terbaik dalam penyelenggaraan kearsipan, dengan nilai 70-80. Penilaian itu sendiri berdasarkan hasil yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia pada tahun 2019. Kepala Dinas Komunikasi dan Informasi Provinsi Jawa Timur, Benny Sampirwanto menuturkan jika, pihaknya akan terus meningkatkan sarana kearsipan dan kapasitas sumber daya aparatur. Selain itu juga, Benny akan menciptakan arsip dalam instansi pemerintah maupun lembaga penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Jawa Timur. Sebagai informasi, pengawasan yang dilakukan oleh ANRI mencakup delapan aspek penyelenggaraan kearsipan yaitu ketaatan terhadap aturan perundang-undangan bidang kearsipan, program kearsipan, serta pengolahan arsip dengan potensi sekurang-kurangnya 10 tahun. Aspek lainnya yang dinilai menyangkut penyusutan arsip, pengelolaan arsip statis, sumber daya manusia kearsipan, kelembaga kearsipan, serta sarana dan prasarana kearsipan. “Di sini Jatim mempunyai kekurangan yakni di peraturan tata naskah yang belum sesuai peraturan ANRI, Jatim juga belum mencantumkan UU 43 th 2009 dalam konsideran Pergub, DEPO arsip statis Jatim juga masih belum sesuai stndar,” ujarnya. Mengenai penyerahan penghargaan tsb, dijelaskannya, diberikan langsung oleh Menteri Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Tjahjo Kumolo, pada Rapat Koordinasi Nasional Pengawasan Kearsipan di Hotel Sunan Surakarta, Jawa Tengah pada 26 Pebruari lalu.

  »
28 Februari 2020
Jasa Alihmedia Dokumen Dan Jasa List Dokumen
Kini pemerintah menggencarkan rancangan dokumen yang masih dalam bentuk fisik untuk segera dialihmediakan atau dirubah bentuknya kedalam bentuk scanning. Dengan tujuan memudahkan pengguna untuk menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan. Sudah berpengalaman juga Smart Solusi Indonesia dalam membantu instansi mengalihmediakan dokumen penting mereka. Segera hubungi team kami sekarang juga dan dapatkan eksklusif FREE konsultasi Hubungi kami. Email : marketing@dokumenprint.com Website: www.solusiarsip.com Instagram : @smartsolusiindonesia WhatsApp : 0812.3100.5100

  »
26 Februari 2020
Memperkuat Kearsipan, Kini Sukabumi Siap Untuk Bangun Gedung Depo Arsip
Pembangunan depo arsip di daerah-daerah memang sangatlah lemah, seperti halnya di Sukabumi, hingga saat ini kota tersebut akan memperkuat penataan kearsipan untuk mendukung pembangunan di daerah. Pembangunan gedung depo arsip mendapatkan bantuan dari Gubernur Jawa Barat, hal tersebut disampaikan oleh Wali Kota Sukabumi, Achmad Fahmi. Dalam ujarannya tersebut Wali Kota Sukabumi juga menyampaikan, kalau dihimbau kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) untuk sadar dan tertib arsip. Empat pilar yang beliau maksudkan adalah tata naskah atau kode klasifikasi (pengkategorian surat/arsip), selain itu Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip (SKKA) dan juga Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berkaitan dengan pemusnahan arsip dalam jangka waktu tertentu. Salah satu contoh yang disampaikan oleh Fahmi adalah waktu dulu membuat surat untuk meminta informasi jaringan lorong bawah tanah kepada pemerintah Belanda, karena arsip yang tersedia ada di Belanda. Selain itu, jalur irigasi untuk arsip Sukabumi tidak dimiliki karena ada di Belanda. Fahmi juga menuturkan, Jangan sampai ada dokumen penting hilang jejaknya karena pengarsipan yang lemah karena ada arsip dinamis dan statis. Bahkan kini Kota Sukabumi telah mengupayakan untuk bias pengarsipan digital, sebab kini berkembangnya teknologi dan arsippun kini telah banyak yang telah didigitalisasi, sehingga ada backup data karena akan membutuhkan arsip di masa mendatang. Bukan hanya untuk kepentingan saat ini saja akan tetapi untuk 20 hingga 30 tahun mendatang. Terlebih arsip mengandung informasi yang valid dan akurat terkait proses kejadian. Fahmi, berharap SKPD menata proses kearsipan di instansi masing-masing. Hal ini karena ada arsip di SKPD dan ada yang dikelola atau diserahkan ke Dispusip.

  »
25 Februari 2020
Kearsipan
Manajemen arsip memang penting namun bisa sangat menyita waktu dan tenaga. Jika tidak punya banyak waktu dan sumber daya untuk melakukan penyimpanan arsip, Anda bisa menggunakan jasa dari Smart Solusi Indonesia. Berpengalaman lebih dari tujuh tahun menangani kearsipan, Anda bisa langsung mempercayakan masalah kearsipan kepada SSI. Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa langsung mengunjungi www.solusiarsip.com. Smart Solusi Indonesia(SSI) merupakan perusahaan yg khusus yang fokus dan mendedikasikan diri di bidang manajemen pengarsipan, pada setiap tahapan alur hidup arsip. Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yg bersangkutan. SSI memiliki tenaga ahli kearsipan dan SDM yang terlatih dan berpengalaman. Untuk pengembangan aplikasi, team develover bekerjasama dengan tenaga ahli dan kearsipan sebagai pelaksana/arsiparis. Setiap developer mungkin bisa membuat aplikasi, tapi tidak semua yang memahami kaidah-kaidah kearsipan. SSI memiliki pengalaman selama 5 tahun di jasa pengelolaan Arsip, pengalaman ini akan sangat berguna didalam membantu client untuk menyelesaikan masalah kearsipan. Layanan konsultasi pre sales dan after sales untuk menjamin kualitas hasil SSI memiliki peralatan/sarana kearsipan yang lengkap (konvensional dan digital, serta aplikasi membantu mempercepat proses pengelolaan arsip) Smart solusi indonesia merupakan perusahaan yang memberikan pelayanan holistic di bidang dokumen / arsip dan teknologi. Selalu berusaha memberi solusi yang sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan pelanggan. Layanan presale, on sales dan after sales secara terus menerus dikembangkan sebagai perwujudan dedikasi kami dalam membantu sepenuh hati pelanggan. Layanan kami meliputi penjualan dan jasa kearsipan. Contoh a. Jasa memilah arsip b. Jasa pengelompokan arsip c. Jasa penataan arsip d. Jasa pemindahan arsip e. Jasa penataan arsip f. Jasa fumigasi arsip

  »
25 Februari 2020
Di Provinsi Jawa Timur, Bapak Presiden membagikan 2.020 Sertifikat Tanah
Presiden Republik Indonesia atau yang akrab disapa Jokowi telah membagikan sertifikat tanah di Jawa Timur sebanyak 2.020 sertifikat. langkah tersebut dilakukan untuk membertikan hak hukum bukti kepemilikan tanah kepada masyarakat penerima sertifikat pada lima wilayah di Jawa Timur, diantaranya adalah Surabaya, Gresik, Lamongan, Sidoarjo dan juga Bangkalan. Dalam pidatonya Joko Widodo bahwa setiap tahun pemerintah akan terus meningkatkan jumlah penerima sertifikat tanah untuk mendorong kepemilikan tanah yang sah kepada masyarakat. ungkapan tersebut dipaparkan pada Senin 27 Januari 2020 di Wahana Ekspresi Poesponegoro (WEP) Kabupaten Gresik, Jawa Timur. dilansir dari antara, pada 2017 kemarin Jokowi menuturkan, kalau pemerintah telah membagikan sebanyak 5 juta sertifikat tanah yang disusul pada tahun 2018 meningkat menjadi 7 juta sertfikat dan pada tahun 2019 menjadi sebanyak 9 juta sertifikat tanah yang dibagikan kepada masyarakat secara gratis. Tujuan awal Bapak Presiden dengan total sebanyak 126 juta sertifikat yang harus direalisasi, namun hingga saat ini yang bisa dipegang masyarakat baru 46 juta, hal tersebut dikarenakan Badan Pertanahan Nasional (BPN) hanya mampu membagikan 500 ribu sertifikat tanah untuk setiap tahunnya. Mantan Bupati Solo mengungkapkan, ada 80 juta yang belum dibagikan atau dipegang oleh masyarakat. Kalau menunggu ini, bisa-bisa 100 tahun baru selesai. karena hal tersebut Joko Widodo menghimbaukan kepada masyarakat untuk lebih bijaksana lagi menggunakan hak hukum atas tanah yang telah mereka miliki saat ini.

  »
19 Februari 2020
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
Prosedur penyimpanan arsip 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. 4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem sebagai berikut: a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System) b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System) c. Sistem Nomor (Numeric Filing System) d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System ) e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System) f. Sistem Informasi Geografis g. Manajamen Aset h. Sistem Informasi Perijinan Terpadu i. Sistem Informasi Sekolah j. Sistem Informasi Pemerintahan k. Sistem Informasi Perusahaan l. Sistem Pro Simply m. Sistem Pro lite n. Sistem Pro client Server o. Sistem Identifikasi Arsip p. Sistem Koreksi ujian q. Sistem modern Office Administrasition r. Sistem Tata Naskah Dinas elektronik s. Sistem open Management system t. Sistem pengolahan Formulir u. Sistem jasa pro web v. Sistem jasa indexing w. Sistem Omni Recognition (OMR/OCR/ICR/BARCODE/QR CODE, DLL)

  »
17 Februari 2020
PENYIMPANAN ARSIP
Setiap organisasi pasti memiliki arsip untuk disimpan. Jumlah arsip pun akan terus bertambah seiring waktu. Arsip memang merupakan sumber data penting sehingga perlu diperhatikan penyimpanannya. Inilah mengapa perlu adanya manajemen arsip. Manajemen arsip berguna untuk mengatur agar arsip dengan jumlah besar tersebut bisa disimpan dan diakses dengan mudah. Jadi apabila Anda tidak bisa menyimpan arsip dengan baik, data-data penting organisasi akan sulit ditemukan bahkan bisa rusak begitu saja. Lalu, bagaimana sebenarnya prosedur dan tata cara menyimpan arsip? Tata cara menyimpan arsip 1. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). 2. Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. 3. Lateral Filling Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 4. ADF (AUTOMATIC DOCUMENT FEEDING ) ADF adalah scanner jenis baru yang dikembangkan dan di desain khusus untuk memberikan kemudahan men-scan dokumen dalam jumlah bnyak. Scanner jenis ADF mempunyai tray dimana anda bisa anda bisa menaruh dokumen-dokumen anda dalam satu tumpuk untuk langsung di scan 5. FLATBED Flatbed karena scanner ini memiliki bentuk datar dan rata. Scanner flatbed merupakan jenis scanner yang paling umum digunakan dan bnyak ditemui dala dunia perkantoran maupun pribadi. Scanner Flatbed cocok digunakan untuk pemerintah,perkantoran,perbankan, manufakturing, kedokteran, desain, kontraktor, pemetaan, dan arsitek 6. BOOK SCANNER Scanner buku komersial tidak seperti scanner biasa ; scanner buku ini biasanya merupakan kamera digital berkualitas tinggi dengan sumber cahaya di kedua sisi kamera yg dipasang pada semacam bingkai untuk menyediakan akses mudah bagi seseorang atau mesin mesin membalik halaman buku. Beberapa model melibatkan pembuaian buku berbentuk V, yang memberikan dukungan untuk buku duri dan juga posisi buku pusat secara otomatis. Keuntungan dari jenis pemindai ini adalah sangat cepat, dibandingkan dengan produktivitas pemindai overhead